Inschrijving en registratie
- De inschrijving gaat elektronisch via de website van de Stichting KinderVakantieWeek De Meern. Het moment waarop de inschrijving geopend wordt, wordt tijdig op deze website kenbaar gemaakt.
- Als het inschrijvingsformulier goed is ingevuld en verwerkt is, ontvangt u een bevestiging met inschrijfnummer.
Hiermee is uw inschrijving definitief. - Door tijdige en volledige betaling van het verschuldigde inschrijfgeld wordt de inschrijving definitief bij gebreke waarvan deze inschrijving komt te vervallen en daaraan geen rechten meer ontleend kunnen worden.
- Inschrijving staat open voor ouders/verzorgers van kinderen over wie zij bevoegd het gezag uitoefenen.
- Inschrijving geschiedt in de volgorde waarin de bevestigingen worden verzonden. De Stichting KinderVakantieWeek De Meern publiceert jaarlijks hoeveel kinderen ingeschreven kunnen worden en hoeveel plaatsen er op de wachtlijst beschikbaar zijn.
- De inschrijving als hiervoor bedoeld staat open voor kinderen die ten tijde van het evenement tussen de 5 en 12 jaar zijn en regulier basisonderwijs volgen.
- Ouders/verzorgers vullen het inschrijfformulier volledig en naar waarheid in. In geval van onjuistheden is De Stichting KinderVakantieWeek De Meern bevoegd de inschrijving te ontbinden, zonder dat daaruit een verplichting tot restitutie of aansprakelijkheid voortvloeit.
Aansprakelijkheid
- De deelnemende kinderen zijn zelf verantwoordelijk voor de spullen, kleding, etc. die zij tijdens het evenement bij zich hebben en/of dragen. Het evenement is een actief buitenevenement dat oa onderhevig is aan weersinvloeden. De Stichting KinderVakantieWeek aanvaardt derhalve geen aansprakelijkheid voor beschadiging, verlies en/of diefstal van kleding en persoonlijke bezittingen.
- De Stichting KinderVakantieWeek is niet aansprakelijk voor letsel en/of blijvende invaliditeit als gevolg van deelname aan het evenement voor zover deze schade niet is ontstaan door grove roekeloosheid of opzet door (medewerkers van) De Stichting KinderVakantieWeek De Meern.
- Aansprakelijkheid is in ieder geval beperkt tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering van De Stichting KinderVakantieWeek in het onderhavige geval uitkeert.
Zorg
- De ouders/verzorgers dienen ervoor zorg te dragen, dat de deelnemende kinderen deugdelijk voor ziektekosten en aansprakelijkheid (WA) zijn verzekerd.
- In geval het deelnemende kind behoefte heeft aan (acute) medische zorg zal De Stichting KinderVakantieWeek proberen in overleg met de ouders/verzorgers deze zorg te bieden. In die gevallen waarin het bieden van die zorg het overleg niet kan afwachten, is de Stichting KinderVakantieWeek De Meern bevoegd deze zorg te doen bieden zonder tussenkomst van de ouders/verzorgers.
- De Stichting KinderVakantieWeek De Meern zorgt tijdens het evenement voor voldoende drinken (water en limonade). Ouders/verzorgers dienen ervoor zorg te dragen, dat de kinderen adequaat van een lunch zijn voorzien.
- De Stichting KinderVakantieWeek De Meern zorgt voor een veilige omgeving voor de deelnemende kinderen. Door deelname aan het evenement verklaren ouders/verzorgers zich akkoord dat tijdens het evenement in opdracht van De Stichting KinderVakantieWeek De Meern foto’s worden gemaakt die op een besloten pagina van de website toegankelijk is voor de ouders/verzorgers van de deelnemende kinderen. Enkele foto’s uit deze collecties worden gebruikt voor promotionele doeleinden. Ouders/verzorgers kunnen via de website onder mededeling van de gronden verzoeken foto’s te verwijderen indien zij van mening zijn, dat de belangen van hun kind/kinderen daardoor onredelijk worden geschaad.
- Updates over het evenement worden op de website gepubliceerd en per e-mail verspreid. Deze updates omvatten onder andere wijzigingen in het programma, blog’s, fotoalbums. Door in te schrijven verklaren ouders/verzorgers zich akkoord deze e-mail te ontvangen.
Annuleren / uitschrijven
- Restitutie van het inschrijfgeld vindt slechts dan plaats indien het evenement om zwaarwegende redenen tenminste acht weken voor aanvang door De Stichting KinderVakantieWeek De Meern wordt geannuleerd. Onder zwaarwegende redenen wordt ondermeer doch niet limitatief verstaan elke omstandigheid die het doorgaan van het evenement duurzaam belemmert zoals het weigeren van een evenementenvergunning, het niet beschikbaar zijn of komen van de locatie, etc.
- De Stichting KinderVakantieWeek De Meern is bevoegd deelnemende kinderen de toegang tot het evenement te ontzeggen indien zij zich bij herhaling niet houden aan de redelijke instructies van de groepsleiders en/of vrijwilligers dan wel in gevallen waarin het doen of nalaten van het deelnemende kind de veiligheid van andere kinderen in gevaar brengt, gebracht heeft of zal kunnen brengen.
Halen / brengen
- Ouders/Verzorgers dienen de deelnemende kinderen te brengen en te halen volgens een door De Stichting KinderVakantieWeek opgesteld rooster, dat in beginsel omvat dat de kinderen tussen 9:45 en 10:00 worden gebracht en ’s middags tussen 15:45 en 16:00 worden gehaald. Een specifiek rooster en eventuele wijzigingen worden op de website gepubliceerd.
- Ouders/verzorger zijn van harte welkom om de dagopening en de dagsluiting bij te wonen en dienen op overige momenten het veld niet te betreden.
Privacy Statement
Kindervakantieweek de Meern neemt de privacy van haar gebruikers zeer serieus en handelt altijd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Welke persoonsgegevens worden door Kindervakantieweek de Meern verzameld?
Wij vragen bij de inschrijving om de volgende persoonsgegevens; voornaam, achternaam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres, de school en klas van uw kind.
Zodra u akkoord bent gegaan met de algemene voorwaarden en de privacy statement, kunt u het formulier verzenden. U ontvangt dan een bevestiging via de mail met de door u opgegeven persoonsgegevens.
Voor welke doeleinden worden deze persoonsgegevens gebruikt?
De persoonsgegevens worden gebruikt om de kinderen in te delen in groepen, zodat de kinderen ingedeeld worden op leeftijd. De adres- en school gegevens worden gebruikt om te controleren of de kinderen uit de Meern komen en of zij daar het reguliere basisonderwijs volgen. Verder worden uw gegevens (adres en telefoonnummers) alleen gebruikt in noodgevallen. Uw e-mail adres wordt enkel gebruikt voor het verstrekken van nodige informatie, bijvoorbeeld voor de bevestiging van de inschrijving en het ontvangen van de inloggegevens voor de foto’s.
Op de betaalmiddag wordt de groepsindeling bekend gemaakt. De voor- en achternaam van uw kind staan dan op de lijsten, die alle ouders in kunnen zien. Indien akkoord wordt gegaan met de algemene voorwaarden, wordt ook akkoord gegaan met het feit dat ouders beeldmateriaal van de groepsindeling mogen maken. Daarnaast draagt ieder kind gedurende de week een naamkaartje met voor-, achternaam, leeftijd en telefoonnummers voor geval van calamiteiten.
Overdracht
Kindervakantieweek de Meern verstrekt geen gegevens aan derden. Alleen het bestuur (bij de KVK geregistreerd) van Kindervakantieweek de Meern heeft inzage in door u ingevulde gegevens.
Beveiliging
Kindervakantieweek de Meern neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Zo wordt al het verkeer over een beveiligde verbinding verstuurd en worden wachtwoorden versleuteld opgeslagen.
Inzage en correctie
U kunt een overzicht van de opgegeven persoonsgegevens altijd opvragen en wijzigen. Ook kunt u altijd een e-mail sturen naar [email protected] om uw gegevens te laten wijzigen.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doeleinde waarvoor zij zijn verzameld. Dat betekent dat de gegevens uiterlijk voor het volgende kalenderjaar verwijderd worden.
Mocht uw kind onverhoopt niet deelnemen aan de Kindervakantieweek, dan verwijderen wij alle gegevens. Indien u verzoeken en/of vragen hebt over het verwijderen van uw gegevens, kunt u ten alle tijden contact met ons opnemen.
Indien u een verzoek doet tot verwijdering van de persoonsgegevens, zijn wij genoodzaakt om uw kind uit te schrijven. Uw kind kan dan niet meer deelnemen, gezien wij de verantwoordelijkheid niet kunnen dragen zonder gegevens voor eventuele noodgevallen.
Vragen
Als u vragen hebt over het gebruik van de persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via [email protected].